VERANSTALTUNGSPLANER / EVENTPLANUNG
Planung von Veranstaltungen - Ein Leitfaden für eine erfolgreiche Eventplanung Schritt für Schritt
Egal, ob es sich um eine irische Hochzeit, eine Spendengala oder eine Firmenfeier handelt, es müssen Termine festgelegt, Einladungen verschickt und der Cateringservice gebucht werden. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, ist eine effiziente Eventplanung unerlässlich.
Aber was genau umfasst die Eventplanung eigentlich? Wer sollte welche Aufgaben übernehmen und wie kann man die Kosten kontrollieren? Unsere kompakte Checkliste ist dazu gedacht, Ihnen dabei zu helfen, den Überblick über die Eventplanung zu behalten.
Checkliste für eine erfolgreiche Eventplanung:
1. Definieren Sie die Art der Veranstaltung und das Motto klar.
2. Erstellen Sie einen übersichtlichen Plan, um alle Aspekte zu berücksichtigen.
3. Setzen Sie einen Zeitplan auf, um den Fortschritt zu verfolgen und rechtzeitig zu handeln.
4. Bestimmen Sie das Budget und legen Sie die finanziellen Rahmenbedingungen fest.
5. Wählen Sie den Veranstaltungsort und das Datum sorgfältig aus.
6. Buchen Sie rechtzeitig Räume, Technik und Dienstleister.
7. Promoten Sie das Event, um eine maximale Teilnahme zu gewährleisten.
8. Klären Sie rechtliche Fragen, insbesondere in Bezug auf Sicherheitsbestimmungen.
9. Bereiten Sie sich akribisch auf den Veranstaltungstag vor, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
10. Nach dem Event: Analysieren Sie die Erfahrungen und optimieren Sie Ihre Eventplanung für zukünftige Veranstaltungen.
1. Klarheit über die Art der Veranstaltung und das Thema
Kein Event gleicht dem anderen: Die Vorbereitung für einen medizinischen Kongress unterscheidet sich erheblich von der Organisation einer firmeninternen Weihnachtsfeier oder einem Irischen Abend mit Freunden. Daher ist es wichtig, zunächst die Art der Veranstaltung und das Thema klar zu definieren. Der thematische Rahmen beeinflusst wesentlich die Planung von Zeit und Ort der Veranstaltung sowie den gesamten Organisationsprozess.
2. Organisation und Koordination
Vor Beginn der eigentlichen Planung ist es wichtig, die Zuständigkeiten und Aufgaben der Teammitglieder zu klären. Erstellen Sie neben einem Überblicksplan auch detaillierte Teilpläne für die einzelnen Aufgabenbereiche, die für jedes Teammitglied relevant sind.
3. Zeitliche Planung
Ein gut durchdachtes Zeitmanagement ist entscheidend! Daher ist es unerlässlich, einen detaillierten Zeitplan zu erstellen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung, um ausreichend Zeit für Reservierungen und Terminabstimmungen mit Locations, Rednern, Referenten, Show Acts und dem Catering zu haben.
4. Finanzielle Planung
Die Budgetierung ist ein entscheidender Aspekt für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung. Setzen Sie klare finanzielle Grenzen und bewerten Sie realistisch den zu erwartenden Gewinn sowie die anfallenden Kosten. Um unerwartete Ausgaben zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Budget für die Veranstaltung nicht überschritten wird, ist eine regelmäßige Überprüfung des Budgetstatus empfehlenswert. Insbesondere bei Veranstaltungen mit langem Vorlauf und umfangreicher Planung ist die Einrichtung einer separaten Projektbuchhaltung ratsam.
Um Kosten zu senken, können Sie nach Möglichkeiten zur Einsparung suchen. Beispielsweise könnten freiwillige Helfer für den Auf- und Abbau gewonnen werden, denen als Gegenleistung kostenlose Getränke und Snacks angeboten werden. Darüber hinaus sollten Sie das Thema Sponsoring in Ihre Eventplanung einbeziehen.
Anmerkung: Freiwillige Helfer und Sponsoren helfen, die Kosten des Events zu reduzieren
5. Auswahl des Veranstaltungsorts und -datums
Die Wahl der Location hängt nicht nur vom Budget ab, sondern auch von verschiedenen anderen Faktoren, wie:
– Art der Veranstaltung
– Anzahl der Teilnehmer
– Verfügbarkeit von Dienstleistungen vor Ort
– Angebot an Hotels und Restaurants in der Umgebung
– Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten
– Technische Ausstattung
– Buchungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten
– Verpflegungsmöglichkeiten vor Ort
Es ist ratsam, die potenziellen Veranstaltungsorte vor der Buchung persönlich zu besichtigen, um sich einen genauen Eindruck zu verschaffen.
Berücksichtigen Sie bei der Eventplanung Feiertage oder Schulferien sowie Urlaubszeiten und potenzielle Gegenveranstaltungen, die mit dem Termin kollidieren. In der Anfangsphase empfiehlt es sich, ein zweites Datum als Ersatztermin festzulegen.
6. Detaillierte Planung
Nachdem der Veranstaltungsort und das Datum festgelegt wurden, ist es an der Zeit, sich den Details zu widmen: Das Konzept für die Eventplanung steht und wartet darauf, umgesetzt zu werden. Dazu gehören insbesondere die Reservierungen und Buchung der erforderlichen Dienstleister.
Dazu zählen:
– Auswahl des Caterings
– Auswahl der Musik (Überprüfung der GEMA-Gebühren für Lizenzen beachten!)
– Bestellung von Mobiliar und Technik
– Klärung der Transportmöglichkeiten
– Auswahl der Dekoration
– Buchung eines Fotografen
– Anheuern eines Sicherheitsdienstes
– Suche nach Referenten (bei Tagungen, Kongressen und Konferenzen)
Bei der Organisation von Veranstaltungen wird häufig übersehen, dass für die Nutzung von Musik GEMA-Gebühren anfallen können. Ein engagierter DJ bietet in der Regel rechtliche Sicherheit, da er in der Regel bereits die erforderlichen Gebühren entrichtet hat.
7. Einladungen, Marketing & Werbung
Nachdem alle Details festgelegt und gebucht wurden, haben Sie einen Großteil der Arbeit für Ihre Veranstaltung erledigt. Nun können Sie damit beginnen, Ihre Gäste einzuladen oder eine PR-Kampagne zu starten, um Teilnehmer zu gewinnen.
Es ist wichtig, nicht nur zu organisieren, sondern auch zu kommunizieren! Mit einem effektiven Marketingplan können Sie insbesondere in den Wochen vor der Veranstaltung die Anmeldezahlen steigern. Sie könnten beispielsweise Flyer drucken lassen oder Plakate in der Umgebung aufhängen.
Marketingmaterial muss nicht teuer sein und kann sowohl zur Besucherakquise als auch für das Event selbst genutzt werden
8. Datenschutz, Sicherheitsmaßnahmen und Rechtliches
Es ist entscheidend, diesen Bereich nicht dem Zufall zu überlassen. Holen Sie rechtzeitig alle erforderlichen Genehmigungen ein und konsultieren Sie bei Bedarf einen Experten für Veranstaltungssicherheit. Informieren Sie sich außerdem ausführlich über die aktuellen Richtlinien der DSGVO, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz bei der Fotografie.
9. Wichtiges am Veranstaltungstag
Nun ist es endlich soweit: Der große Tag ist da und es kann losgehen. Seien Sie frühzeitig vor Ort: Prüfen Sie Mobiliar und Technik ein letztes Mal, bevor die Gäste bzw. Teilnehmer eintreffen. Überwachen Sie Abläufe wie den Einlass oder delegieren Sie Aufgaben an die zuständigen Personen und Helfer.
Um zwischen eingeladenen und nicht eingeladenen Gästen zu unterscheiden, sind Einlassbändchen eine ausgezeichnete Wahl. Durch die Verwendung verschiedener Farben können auch Berechtigungsstufen differenziert werden. Namensschilder sind fast immer eine sinnvolle Ergänzung.
10. Nachbereitung
Nach erfolgreicher Planung und Durchführung des Events stellt sich die Frage: Können Sie sich nun entspannen und die Füße hochlegen? Nicht ganz, denn: Nach dem Event ist vor dem Event! Dies sollten Sie trotz aller Freude und Erleichterung im Hinterkopf behalten. Nehmen Sie sich Zeit, sowohl die Planungsphase als auch den Verlauf der Veranstaltung zu analysieren. Machen Sie Notizen über mögliche Verbesserungsmöglichkeiten, einschließlich etwaiger Budgetfehleinschätzungen. Das Feedback von Gästen, Teilnehmern, Lieferanten und Rednern ist ebenfalls entscheidend.
VERANSTALTUNGSKALENDER
SOCIALMEDIA
Kontakt
Finnegan Events
Christoph Rehak
Untertorstr. 45
D-63688 Gedern
Tel.: +49 (0) 60 45 955 115
Fax: +49 (0) 60 45 955 116
E-Mail: info@guinness-stand.de
