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Finnegan Events
Christoph Rehak
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D-63688 Gedern

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10 Tipps

1. Beginnen Sie so früh wie möglich

Eine goldene Regel der Veranstaltungsplanung lautet: Starten Sie so früh wie möglich mit der Planung.

Wenn die Veranstaltung relativ groß ist (d. h. mehr als 500 Teilnehmer hat), sollten Sie mindestens vier Monate im Voraus mit der Planung der Veranstaltung beginnen, wobei sechs Monate im Voraus ein idealerer Zeitrahmen sind.

Auch bei kleineren Veranstaltungen sollten Sie sich mindestens einen Monat Zeit für die Planung der Veranstaltung nehmen.

Eine Veranstaltung kann, wie wir wissen, aus vielen verschiedenen Teilen bestehen. Durch eine frühzeitige Planung erhalten Sie mehr Optionen für verschiedene Elemente der Veranstaltung: Optionen für den Veranstaltungsort, Optionen für Redner/Musiker, Optionen für das Sponsoring, Marketingmaßnahmen etc.

Je mehr Möglichkeiten Sie haben, desto größer ist die Chance des Erfolgs, Punkt.

2. Bestimmen Sie den Zweck und die Ziele Ihrer Veranstaltung

Warum veranstalten Sie diese Veranstaltung überhaupt? 

Was ist der Zweck der Veranstaltung? In einigen Fällen mag das sehr offensichtlich sein, in anderen Fällen nicht. 

Auf der Grundlage des Zwecks der Veranstaltung können Sie vielleicht entscheiden, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren werden, aber es wird vor allem dabei helfen, die Ziele der Veranstaltung zu diktieren. 

Wenn die Veranstaltung zur Unterstützung der Einführung eines neuen Produkts oder einer Marke geplant ist, könnten die Ziele lauten: 

  • 1.000 Follower für die Seite des neuen Produkts in sozialen Medien
  • 1.000 Interaktionen und Engagements in den sozialen Medien
  • 1.000 Vorbestellungen für das eingeführte Produkt

Legen Sie Ihre Ziele klar und deutlich fest, sprechen Sie mit uns im Vorfeld darüber.

3. Legen Sie Ihr Budget frühzeitig fest

Wichtig ist wie hoch ist das Budget?!

Das Budget wird viele verschiedene Elemente Ihrer Veranstaltung bestimmen. Sie müssen zwar nicht alles in Stein meißeln, aber es ist wichtig, zunächst einen Überblick zu haben, bevor Sie etwas anderes planen. 

Einige der wichtigsten Elemente, die Sie in Ihr Budget aufnehmen sollten, sind: 

  • Veranstaltungsort: Mietkosten sowie auch die erforderliche Versicherung
  • Catering: alle Kosten für Speisen und Getränke
  • (was kostet ein Fass Guinness, wie teuer ist der Hektoliter Preis?)
  • Dekoration: ziemlich selbsterklärend, wie z.b. Kleeblätter, grüne Tischdeko
  • Entertainment: Live Bands, Talente, irische Musiker und so weiter.
  • Marketing: Überlegen Sie, wie und über welche Kanäle Sie Ihre Veranstaltung bewerben wollen
  • Arbeitskosten: Personal und Freiwillige, einschließlich ihrer Unterbringung
  • Unvorhergesehenes: Planen Sie mindestens 10 % Ihres Budgets für unvorhergesehene Ausgaben ein z.b. Einkauf von mehr Guinness Fässern

Sobald das Budget festgelegt ist sollten Sie mit Finnegan EVENTS Kontakt aufnehmen. Wir helfen Ihnen das ganze Event zu bewerten. 

4. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

WICHTIG: Definition und das Verständnis Ihrer Zielgruppen. 

Sie können Ihre Zielgruppe auf der Grundlage des Zwecks und der Ziele Ihrer Veranstaltung definieren oder umgekehrt: Sie können die Ziele der Veranstaltung auf der Grundlage Ihrer Zielgruppe festlegen. 

Versuchen Sie dennoch, so viele Informationen wie möglich über Ihre Zielteilnehmer zu sammeln: demografische Daten, Verhalten und vor allem, was Ihre Zielgruppe dazu bewegt, Ihren Event zu besuchen. 

Mögliche Hindernisse sind ebenfalls zu ermitteln, die sie davon abhalten könnten, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, und/oder die sie dazu bewegen, konkurrierende Veranstaltungen zu wählen.

5. Die Wahl des idealen Veranstaltungsortes

Bei einer persönlichen Veranstaltung kann die Wahl des Veranstaltungsortes buchstäblich über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. 

Wenn es sich um eine wiederkehrende Veranstaltung handelt, steht das Datum der Veranstaltung möglicherweise bereits fest, so dass die Möglichkeiten für den Veranstaltungsort begrenzt sein könnten. Handelt es sich jedoch um eine brandneue Veranstaltung und/oder haben Sie genügend Spielraum bei der Festlegung des Veranstaltungsdatums, dann sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen: 

  • Auch hier gilt: mindestens 4-6 Monate im Voraus planen
  • In den meisten Fällen sollten Sie die Schulferien meiden, da die Veranstaltungsorte in dieser Zeit teurer sind
  • Achten Sie auf nationale und religiöse Feiertage
  • Überprüfen Sie die Termine mit Ihren Bands, Musikern, Hauptrednern, VIP-Gästen und anderen wichtigen Personen

Sobald Sie sich für ein Veranstaltungsdatum entschieden haben, können Sie mit der Suche nach möglichen Veranstaltungsorten beginnen. 

Bei der Auswahl des idealen Veranstaltungsortes sollten Sie einige Überlegungen anstellen: 

  • Größe: Hängt von der Anzahl der Teilnehmer ab, die Sie einladen möchten. Überlegen Sie auch, ob Sie je nach Art der Veranstaltung separate Räume benötigen. 
  • Ort: Wenn es sich um eine lokale Veranstaltung handelt, sollte der Veranstaltungsort in der Nähe des Wohnorts oder des Arbeitsplatzes der Zielpersonen liegen. Wenn Sie planen, Teilnehmer aus anderen Städten/Ländern anzuziehen, stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort nahe genug am Flughafen und am Bahnhof liegt
  • Parken: Verfügt der Veranstaltungsort über ausreichend große Parkplätze und/oder ist er mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar?
  • Zugänglichkeit: Wählen Sie Zugänglichkeitsfaktoren wie geschlechtsneutrale Toiletten, barrierefreie Eingänge/Aufzüge, Dolmetscher
  • Versicherung: ob Sie eine zusätzliche Versicherung abschließen müssen, die Ihre Gesamtkosten erhöhen kann
  • Akustik: die akustischen Bedingungen des Veranstaltungsortes, besonders wichtig für Konferenzen und Hauptvorträge – Lärmpegel beachten
  • Kosten: ziemlich selbsterklärend, dennoch können auch versteckte Kosten und mögliche Stornierungsgebühren auftauchen

6. Erstellen Sie einen schriftlichen Veranstaltungsplan

Budget ist geschätzt, Datum der Veranstaltung steht, dann sollten Sie einen schriftlichen Veranstaltungsplan als Fahrplan für den Erfolg Ihrer Veranstaltung erstellen. 

Ein umfassender Veranstaltungsplan hilft Ihnen sehr bei der Verwaltung Ihres Teams von FINNEGAN EVENTS und der Koordinierung von Freiwilligen und kann auch bei der Gewinnung von Talenten und Sponsoren helfen. 

Der Veranstaltungsplan sollte die folgenden Elemente der Veranstaltung abdecken: 

  • Veranstaltungsort
  • Logistik
  • Catering-Management
  • Musiker/Talente/Bands
  • Vortragende
  • Zeitplan/Zeitleiste
  • Unterhaltung
  • Werbeplan
  • Verantwortlichkeiten von Freiwilligen

Vergessen Sie nicht alle Details wie erforderliche Verträge, Versicherungen, Genehmigungen und die Logistik der einzelnen Elemente. Wenn Sie bereits frühere Veranstaltungen durchgeführt haben, insbesondere Veranstaltungen ähnlicher Art, können Sie bei der Erstellung dieses Veranstaltungsplans auch die Daten und Unterlagen aus der Vergangenheit verwenden.

Auch wenn Ihr Team relativ klein ist oder Sie die Veranstaltung allein durchführen wollen, sollten Sie die Bedeutung eines schriftlichen Plans nicht unterschätzen, da dieser bei der Organisation der verschiedenen Elemente der Veranstaltung und der Zuweisung von Verantwortlichkeiten sehr hilfreich sein kann. 

7. Schaffen Sie eine starke Marke

Eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung einer Veranstaltung ist es, sich von der Konkurrenz abzuheben.

Unterschätzen Sie also nicht die Bedeutung eines einzigartigen und einprägsamen Veranstaltungsnamens. Entscheiden Sie sich für ein übergreifendes Thema für die Veranstaltung und überlegen Sie sich dann einen starken Markennamen und berücksichtigen Sie dazu:

  • Was ist das Besondere an Ihrer Veranstaltung?
  • Wodurch unterscheidet sie sich von anderen Veranstaltungen in Ihrer Nische?
  • Was sind der Zweck und die Ziele der Veranstaltung?
  • Was sind die wichtigsten Bestandteile Ihrer Veranstaltung?
  • Überprüfen Sie die Namen anderer Veranstaltungen, insbesondere die Ihrer direkten Konkurrenten
  • Stellen Sie sicher, dass der Name der Veranstaltung leicht auszusprechen und leicht zu merken, aber gleichzeitig einzigartig ist
  • Erstellen Sie ein starkes und einzigartiges Logo zusätzlich zum Namen der Veranstaltung
  • Es ist nicht zwingend notwendig, aber Sie können auch eine Tag Line für Ihre Veranstaltung erstellen. Das ist ein kurzer, aber einzigartiger Slogan, der beschreibt, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht z.B.: Lucky Leprechaun, Slainte Mhath

8. Stellen Sie Ihr Veranstaltungsteam zusammen

Wenn Sie die Veranstaltung auf eigene Faust planen, können Sie diesen Punkt überspringen. Es ist jedoch immer besser, uns von FINNEGAN EVENTS, selbst wenn es sich um eine relativ kleine Veranstaltung handelt.

Ein Veranstaltungsteam muss nicht groß sein. Aber es ist wichtig, einen Eventmanager/Projektmanager zu bestimmen (dieser kann von FINNEGAN EVENTS gestellt werden), der das gesamte Team leitet und beaufsichtigt. 

Weisen Sie den verschiedenen Personen in Ihrem Team Rollen und Aufgaben zu. Wenn es sich um ein relativ kleines Team handelt, kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen. 

Hier sind einige gängige Rollen in einem Veranstaltungsteam:

  • Veranstaltungsortmanagement: Abwicklung aller Angelegenheiten rund um den Veranstaltungsort, einschließlich des Kontakts mit Musikern und Sponsoren vor Ort
  • Musiker/Talente: Engagement von Talenten und Management ihrer Bedürfnisse
  • Catering: Umgang mit Lebensmitteln und Getränken
  • Werbung/Marketing: Wie wird der Event beworben?
  • Personal-/Freiwilligenmanagement: Verwaltung der personellen Aspekte Ihrer Veranstaltung

Durch die Zuweisung von Rollen an verschiedene Teammitglieder stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Veranstaltungsteams zur Verantwortung gezogen werden kann, und Sie können so die Produktivität verbessern und die Erfolgschancen der Veranstaltung erhöhen. 

Eine zuverlässige Veranstaltungsmanagementplattform wie FINNEGAN EVENTS hilft Ihnen auch dabei, das gesamte Team zu managen, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt jedes Teammitglieds entsprechend seiner Verantwortlichkeiten zu verfolgen. 

9. Gewinnen von Sponsoren

WICHTIG: Liste der gewünschten Sponsoren erstellen, die Ihre Veranstaltung unterstützen sollen. 

Es empfiehlt sich, für jedes dieser Unternehmen gründliche Recherchen durchzuführen. Denken Sie daran, dass Sponsoring ein zweiseitiges Geschäft ist. Sie sollten auch versuchen, herauszufinden, wie sie von Ihrer Veranstaltung profitieren können, anstatt sich nur auf Ihren eigenen Nutzen zu konzentrieren. WIN WIN Situation.

Versuchen Sie, Sponsoren. wie z. b. Brauereien oder Getränkeverleger zu finden, die: 

  • Bereits eine Veranstaltung gesponsert haben und daher den Wert des Sponsorings einer Veranstaltung verstehen.
  • Eine ähnliche Zielgruppe wie Ihre haben. Es muss keine perfekte Übereinstimmung geben, aber gemeinsame Kunden zu haben, kann definitiv helfen.
  • Ergänzende Dienstleistungen zu den Angeboten Ihres Unternehmens/ Ihrer Veranstaltung anbieten.

Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Recherchen maßgeschneiderte Angebote mit individuellen Sponsoring-Paketen. Scheuen Sie sich nicht, kreativ zu werden und wenn möglich einzigartige Sponsoring-Vorteile anzubieten. Sprechen Sie mit vor allem mit FINNEGAN EVENTS.

10. Erstellung eines Marketingplans

Ganz gleich, wie gut Sie Ihre Veranstaltung geplant haben: Sie können sich den besten Veranstaltungsort, einen der besten Musiker der Branche, das beste Unterhaltungsprogramm usw. gesichert haben – Ihre Veranstaltung ist dennoch zum Scheitern verurteilt, wenn Sie nicht genügend Teilnehmer gewinnen können. 

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich auch Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Veranstaltung vermarkten wollen. Im Eventmarketing unterteilen Sie Ihre Marketingbemühungen am besten in mehrere Phasen: 

  • Vor dem Start: Sie können „Save the date“-Kampagnen in den sozialen Medien, im E-Mail-Marketing und über andere Kanäle starten, um die Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung zu wecken
  • Frühbucher: Verkauf von Frühbucher-Tickets, um den Bekanntheitsgrad zu steigern und auch einen gewissen Cashflow zu sichern
  • Headliner-Ankündigung: Ankündigung des Haupt Acts oder Headliners
  • Zusätzliche Ankündigung: Ankündigung anderer Musiker, attraktiver Unterhaltung, usw.
  • Letzter Aufruf: letzte Chance für Frühbucherpreise
  • Anmeldeschluss: Ende der Anmeldung
  • Nach der Veranstaltung: „Dankeschön“-Kampagnen, Umfragen nach der Veranstaltung usw.

Bei der Vermarktung Ihrer Veranstaltung können Sie verschiedene Kanäle nutzen: Werbung, Marketing in den sozialen Medien, Versand einer Pressemitteilung zur Veranstaltung, E-Mail-Marketing usw. 

Am besten ist es jedoch, wenn Sie Ihre Marketingbemühungen auf Ihre Zielgruppen abstimmen: Deren Online-Verhalten, wie sie von neuen Veranstaltungen erfahren, welche Kanäle sie nutzen usw. Führen Sie also auch hier eine gründliche Marktforschung durch und sammeln Sie so viele Informationen wie möglich. 

Zusammenfassung

Die Planung und Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung ist immer eine Herausforderung. Aber die 10 wichtigsten Tipps, die wir hier genannt haben, können eine solide Grundlage für die Planung Ihrer nächsten erfolgreichen Veranstaltung sein. Es muss ja nicht immer das Motto Irland „Die grüne Insel“ lauten.

Das Geheimnis erfolgreicher Veranstaltungsorganisation liegt vor allem darin, dass Sie Ihre Zielgruppen genau kennen: Je besser Sie verstehen, wie Sie ihnen einen Mehrwert bieten können, desto eher können Sie „die perfekte“ Veranstaltung für sie konzipieren und desto größer ist die Chance auf Erfolg

Mit uns haben Sie das Geheimnis gelüftet, wir helfen Ihnen in allen Fragen, wenn es um irische Tradition, irische live Musik, irisches Essen, wie z.B. Irish Stew oder um Guinness, Kilkenny sowie Cider geht. Aber auch ein Experten Team beim Whisky Tasting kann zu rate gezogen werden.   Sláinte

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